为进一步加强研究生档案管理工作，实现研究生档案管理的标准化、规范化和科学化，充分发挥研究生档案在研究生教育、管理与就业工作中的作用，根据教育部《普通高等学校档案管理办法》，结合我校研究生教育和管理的实际情况，特制定本办法。
第一章 总 则
第一条 研究生档案是反映研究生个人经历和德、智、体等各方面表现的历史记录，是就业单位了解毕业研究生本人学习、工作、生活和成长情况的真实依据。
第二条 研究生档案管理坚持真实性、完整性、安全性和规范性原则,管理人员要做到掌握档案管理法规、熟悉档案管理业务和严守档案管理纪律，不断提高研究生档案管理水平。
第三条 研究生档案的保存和日常管理工作由研究生部学生管理办公室（以下简称学管办）具体负责，其他部门协助做好研究生档案材料收集归档、移交和传递等工作。
第四条 凡被我校正式录取的全日制硕士研究生，其人事档案原则上必须转入我校统一管理，定向或委托培养除外，但必须签订定向或委托培养协议书。
第二章 档案材料归档和移交
第五条 研究生毕业时本人档案中一般应包含的材料:入学前档案（包括入学前个人人事档案或定向、委托培养协议书）、入学材料（包括入学复试体检表、政治审查表、资格审查表）、学习材料（包括研究生在读期间各学习阶段必修、选修等课程学习成绩单）、学籍材料（包括研究生在读期间各学习阶段退学、结业、转学、保留入学资格、休学和复学等学籍变更材料）、学位材料（包括研究生毕业登记表暨学位申请表等学位授予材料）、毕业材料（包括全国毕业研究生报到证）、奖励处分材料（包括研究生在读期间获得各级表彰奖励的材料及其它获奖评审证明材料，或在读期间违反校规校纪及触犯国家法律等形成的各类警告以上处分材料）、组织材料（包括入党申请书、志愿书，入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报，预备党员转正申请书，党团组织建设上形成的其他材料，参加民主党派的申请书、登记表等材料）、出国材料（包括因公或因私出国（出境）审查表、备案表，在国外（境外）学习、进修情况或鉴定等材料）、其它（具有保存价值、应予归档的研究生个人材料）。
第六条 研究生档案材料归档移交应按照以下规定进行：
（一）入学前档案、入学材料：由招生与就业指导办公室于每年新生入学报到后半月内将所有招生报到研究生的材料整理备齐后移交学管办，建立研究生正式档案；
（二）学习材料、学籍材料：由教学管理办公室于每年9月份将上学年度涉及到的研究生成绩单及所有学籍变更研究生的材料统计整理后移交学管办及时归档；
（三）学位材料：由学位办于每年授位结束后将所有材料移交学管办及时归档；
（四）毕业材料：由招生与就业指导办公室于每年毕业研究生派遣后移交学管办及时归档；
（五）组织材料：由研究生部党委、分团委负责于每年6月份将本学年度毕业研究生涉及到的所有组织材料整理备齐后移交学管办及时归档；
（六）奖励处分、出国材料：由学管办于每年9月份将上学年度涉及到研究生的相关材料整理后及时归档。
第七条 各部门提供的各类归档材料应符合以下要求：
（一）归档材料应当完整真实，文字清晰，对象明确，有形成材料的主办部门（单位）及日期。凡规定由组织审查盖章的，应当加盖公章。规定要同本人见面的材料应当有本人的签字；特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。个人文字材料应当有本人签字。
（二）归档材料应使用规范的办公用纸，文字须是黑色签字笔书写或打印。
（三）归档材料应为原件。特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位并加盖公章。
第八条 归档材料移交时，移交方须填写研究生部统一印制的“档案移交登记单”，由交接双方经办人当面检查验收，经核对无误后履行签字手续。移交单填写一式两份，交接双方各执一份。
第三章 档案转递
第九条 研究生因毕业（结业）、转学、退学、出国或死亡等原因发生学籍变动，应当及时办理档案转递手续。研究生档案在校外转递必须使用研究生部统一印制的专用信封，经严格密封后通过机要或邮政专递局等方式寄送。
第十条 毕业研究生的档案转递工作按以下规定进行：
（一）已落实就业单位并签订就业协议书的毕业生，其档案寄送至毕业生报到单位的人事部门。
（二）考取博士研究生的毕业生，其档案寄送至博士研究生录取院校。
（三）在规定的择业期内未就业（本年度内），未报考博士研究生，未申请出国留学而不办理就业手续的，学校将其档案转至其家庭所在地区。
（四）毕业生到就业单位报到后，应立即向报到单位查询本人档案是否收到。如未收到，毕业生应及时向研究生部反映，研究生档案管理部门应认真负责查询毕业生档案转递去向。
第十一条 申请自费出国或主动申请退学的研究生，其档案由研究生部征求研究生本人意见后，按规定寄送至有关单位代管。
第十二条 退学或受开除学籍处分的研究生，其档案寄送至研究生家庭所在地。
第十三条 因故失踪、死亡的研究生，或因研究生出国等其他原因导致无法转递而滞留的档案，由研究生档案管理部门统一保管，期限为三年。
第四章 档案查阅与使用
第十四条 校内外相关部门和个人，确因工作需要查阅研究生档案，须提供所在单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信，说明查阅内容及目的，出具有关身份证明，经研究生部主任批准后，方可在档案管理人员在场的情况下查阅档案，并按规定予以登记。
第十五条 研究生档案一般不予借阅，确因工作需要必须借阅的，应当由借阅单位出具证明，填写《研究生档案借阅审批表》，说明借阅理由及归还时间，经研究生部主任批准后方可办理借阅手续。研究生档案借阅时间一般不得超过3天，若情况特殊需延期的，应补办借阅手续。外借档案归还时，档案管理人员应根据档案目录核对材料，履行归还手续。
第十六条 查（借）阅研究生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。
第十七条 研究生本人不得查阅个人档案。确有极特殊原因需要复制本人相关档案材料的，须由研究生本人提交书面申请，说明需要何种证明材料和使用目的，经研究生部主任批准后，由档案管理人员按规定办理。
第十八条 除应届毕业生外，研究生以本科身份报考公务员或事业单位，在进入政审环节时，研究生部不提供档案查阅、借阅，不提供任何相关政审材料。
第六章 档案管理和检查
第十九条 研究生档案属于需妥善保管的内部文件。根据档案管理要求收集归档的档案材料，任何人不得随意更改、抽出和销毁。
第二十条 每年毕业生派遣前和新生入学后的3个月内，研究生档案管理部门应定期进行档案检查整理工作，落实有关毕业生档案转递和新生档案整理并重新建档的各项工作。
第二十一条 凡违反有关档案管理规定，在工作中存在失职、渎职行为，造成研究生档案缺损、遗失、泄密等危害和损失的，研究生部将按照规定严肃查处；情节恶劣、后果严重并构成犯罪的，要追究当事人的法律责任。
第七章 附 则
第二十二条 本办法适用于山西中医学院全日制研究生的档案管理。
第二十三条 本办法自发布之日起施行,由研究生部负责解释。
